Uma indústria de Sorocaba, um distribuidor de Ribeirão Preto e uma empresa de autopeças no ABC têm algo em comum: todas estão a algumas horas de estrada do maior mercado consumidor do país, mas nenhuma delas quer transformar o departamento de compras em um departamento de comércio exterior. É nesse ponto que a conta e ordem em São Paulo costuma entrar na conversa. Neste guia, você vai entender como a modalidade funciona para a empresa paulista, o que muda no ICMS-SP, como fica a logística até o interior e quais cuidados evitam surpresas de custo e de prazo.
O que é importação por conta e ordem para empresas de São Paulo
Na importação por conta e ordem de terceiros, uma pessoa jurídica importadora, habilitada no Radar Siscomex, promove o despacho aduaneiro de mercadoria adquirida no exterior por outra empresa, o adquirente. A base normativa é a Instrução Normativa RFB nº 1.861/2018. Quem negocia com o fornecedor, define especificações e assume o risco comercial da compra é o adquirente. A importadora contratada conduz o desembaraço em seu próprio nome, seguindo as instruções do cliente, e a mercadoria é nacionalizada para o adquirente.
Esse conceito é o mesmo para qualquer estado, e já o explicamos em detalhes em Importação por Conta e Ordem de Terceiros: o que é e quando vale a pena. Um ponto merece repetição, porque gera muita confusão: a conta e ordem não dispensa o Radar Siscomex do adquirente. A habilitação da empresa paulista continua sendo necessária, no limite compatível com o volume que ela pretende importar. O que a modalidade muda é quem executa tecnicamente o despacho.
Se você quer ver como a Garbari Imports estrutura esse serviço, a página Importação por Conta e Ordem de Terceiros descreve o escopo. Este artigo foca no que é específico de quem está no estado de São Paulo.
Por que o contexto paulista muda a conversa
O estado de São Paulo concentra capital, grande parte do parque industrial e uma rede densa de distribuidores, o que faz da empresa paulista um perfil bastante particular de importador. Três características aparecem com frequência nas operações que acompanhamos conceitualmente nesse público.
- O destino final raramente é o porto. A carga precisa chegar a fábricas e centros de distribuição em Campinas, Sorocaba, Ribeirão Preto, no Vale do Paraíba, no ABC ou na capital, e o custo e o prazo do trecho rodoviário entram na conta da decisão.
- O ICMS é paulista. Independentemente do porto de entrada, a empresa paulista lida com as regras do RICMS-SP, e esse tributo tem peso relevante no custo final.
- A decisão do porto é estratégica. Santos é o caminho intuitivo pela proximidade, mas não é o único. Portos catarinenses como Itajaí e Navegantes também atendem importadores paulistas, e a comparação deve considerar o custo total, não apenas a distância.
Sobre esse último ponto, o artigo Importação da China para Empresas de São Paulo já compara as rotas Santos e Itajaí. Aqui, o objetivo é outro: mostrar como a modalidade conta e ordem se encaixa na rotina de uma empresa paulista, independentemente do porto escolhido.
ICMS-SP na conta e ordem: o que a empresa paulista precisa observar
O ICMS na importação é um imposto estadual, com fato gerador no desembaraço aduaneiro da mercadoria. Em São Paulo, a alíquota geral prevista no RICMS-SP é de 18%, mas existem alíquotas e tratamentos diferenciados para determinadas mercadorias e operações. O cálculo é feito por dentro: a base inclui o valor aduaneiro, o Imposto de Importação, o IPI, o PIS e a COFINS da importação e demais despesas aduaneiras, e o resultado é dividido por um menos a alíquota. Isso explica por que o ICMS pesa mais do que a alíquota nominal sugere.
Recomendamos validar a alíquota, a base de cálculo e a forma de recolhimento aplicáveis ao seu produto com a Secretaria da Fazenda de São Paulo (Sefaz-SP) ou com sua contabilidade antes de fechar qualquer operação. Alíquotas, benefícios e procedimentos estaduais são revisados com frequência.
Na conta e ordem, o ponto de atenção é a documentação fiscal. A nota de nacionalização deve refletir a modalidade, identificando o adquirente, e não ser tratada como uma nota de revenda comum. Para o contador da empresa paulista, isso significa saber desde o início como o ICMS, o crédito e a nota de entrada serão tratados. Quanto mais cedo essa conversa acontece, menor o risco de retrabalho na escrituração.
Outro ponto frequente é a expectativa de benefício fiscal. Estados como Santa Catarina têm regimes de diferimento de ICMS, como o TTD 409, mas o acesso a esse tipo de regime depende do enquadramento de cada empresa e não é automático. Para uma visão geral da lógica por estado, consulte o comparativo ICMS na Importação por Estado. Para a empresa paulista, a pergunta correta não é “onde o ICMS é menor”, e sim “qual estrutura é viável e sustentável para o meu volume e meu canal de venda”.
Como funciona a conta e ordem, etapa por etapa, para quem está em SP
1. Habilitação e enquadramento do adquirente
A empresa paulista verifica ou providencia o Radar Siscomex e confirma o enquadramento do seu produto: NCM, necessidade de licenciamento ou anuência de órgãos como Anvisa, Inmetro ou Mapa, e regime tributário aplicável. Essa etapa define a viabilidade da operação antes de qualquer pagamento ao fornecedor.
2. Negociação comercial pelo adquirente
O adquirente negocia preço, prazo, especificações e Incoterm com o fornecedor. A Garbari não atua como fornecedora internacional nem faz sourcing: a relação comercial é do cliente. O que a assessoria faz é revisar documentos como fatura, packing list e condições de embarque para que estejam coerentes com o despacho que virá.
3. Simulação de custo total antes do embarque
A simulação reúne valor da mercadoria, frete internacional, seguro, tributos federais, ICMS-SP, armazenagem, transporte até o destino e honorários. Nosso conteúdo sobre custos de importação detalha cada componente. Para a empresa do interior paulista, vale incluir no cálculo cenários de porto diferentes e o frete rodoviário até a fábrica.
4. Despacho aduaneiro conduzido pela importadora
Com a carga no Brasil, a importadora registra a declaração, acompanha o canal de parametrização e responde a eventuais exigências. O cliente acompanha cada etapa e mantém a visibilidade sobre custos e prazos, sem precisar operar o Siscomex por conta própria.
5. Nacionalização, nota fiscal e entrega no interior
Concluído o desembaraço, a mercadoria segue por transporte rodoviário até o endereço do adquirente em São Paulo. Dependendo do perfil da carga, alguns importadores paulistas também avaliam o uso de recintos alfandegados no interior, os chamados portos secos ou EADIs, situados em zona secundária. Nesses casos, a carga segue do porto ou aeroporto para o recinto interior sob controle aduaneiro, e o despacho pode ser concluído mais perto do destino. A disponibilidade, os custos e a situação operacional de cada recinto devem ser confirmados caso a caso.
Conta e ordem x outras modalidades para a empresa paulista
| Critério | Importação direta sem apoio | Conta e ordem | Encomenda / trading |
|---|---|---|---|
| Quem negocia com o fornecedor | A própria empresa | O adquirente (empresa paulista) | A importadora, com recursos próprios |
| Radar Siscomex do adquirente | Necessário | Necessário | Necessário ao encomendante |
| Quem executa o despacho | Equipe interna ou despachante avulso | Importadora contratada | Importadora |
| Titularidade da mercadoria | Da empresa, desde a compra | Do adquirente, desde a compra | Da importadora até a revenda |
| Visibilidade de custos | Total, mas exige estrutura | Alta, com custos discriminados | Menor, em geral preço fechado |
| Carga operacional interna | Alta | Reduzida | Mínima |
Se a sua dúvida é entre conta e ordem e trading, leia também o comparativo Trading, Despachante ou Assessoria de Importação e o nosso guia sobre trading em São Paulo.
Perfis de empresa paulista em que a conta e ordem costuma fazer sentido
Não existe modalidade universalmente melhor. A conta e ordem tende a ser analisada com mais interesse por empresas que reúnem alguns destes traços:
- Importam com alguma recorrência e querem previsibilidade, mas não pretendem montar um setor de comércio exterior.
- Têm relacionamento direto com o fornecedor e querem manter o controle comercial, as especificações e a titularidade da mercadoria.
- Precisam de transparência de custos para precificar corretamente a revenda ou o custo industrial.
- Operam com mercadorias que exigem cuidado no tratamento administrativo, como licenças e anuências.
- Querem comparar rotas portuárias com apoio técnico, em vez de decidir apenas pela distância até a sede.
Já quem faz uma única compra, de baixo valor, sem pretensão de recorrência, talvez encontre outra solução mais simples. Por isso a conversa inicial deve avaliar o seu caso antes de qualquer proposta.
Erros comuns de empresas paulistas na conta e ordem
- Escolher o porto só pela proximidade. O custo total inclui armazenagem, frete rodoviário e tributos, e deve ser simulado por rota.
- Deixar o Radar para a última hora. A habilitação e o limite precisam estar compatíveis com o volume da operação antes do embarque.
- Tratar a nota de nacionalização como nota de revenda. A documentação fiscal da conta e ordem tem identificação própria do adquirente.
- Não alinhar o contador desde o início. ICMS, créditos e escrituração dependem de tratamento correto desde a primeira operação.
- Ignorar o trecho final até o interior. Agendamento de entrega, janela de recebimento e seguro do transporte rodoviário impactam o prazo real.
- Contratar sem contrato claro. O escopo, os honorários e a responsabilidade de cada parte precisam estar explícitos, assim como o fato de que a mercadoria é do adquirente.
Como a Garbari apoia a empresa paulista na conta e ordem
A Garbari Imports, sediada em Itajaí-SC desde 2008, atua como importadora por conta e ordem e conduz a operação pelo Método Garbari, organizado em três frentes:
- Tratamento Administrativo: orientação sobre o Radar Siscomex do adquirente, classificação fiscal, licenças e organização documental antes do embarque.
- Tratamento Tributário: apuração dos tributos da operação, incluindo a análise do ICMS aplicável ao estado de destino, em diálogo com o contador do cliente.
- Tratamento Logístico: acompanhamento do frete, do desembaraço e da entrega porta a porta no endereço da empresa em São Paulo.
A operação é essencialmente documental e pode ser acompanhada remotamente, o que permite atender empresas em todo o estado sem presença física na capital paulista. O cliente continua negociando com o fornecedor e decidindo as condições comerciais. Nosso papel é fazer a operação acontecer dentro das regras, com visibilidade de custo e prazo. Não prometemos redução de impostos nem prazos fixos, porque ambos dependem do produto, da rota e do enquadramento de cada empresa. Para entender a visão geral do nosso trabalho, veja também a página de importação da China, destino de grande parte das operações de PMEs paulistas.
Perguntas frequentes sobre conta e ordem em São Paulo
Minha empresa de São Paulo precisa ter Radar Siscomex para importar por conta e ordem?
Sim. O Radar do adquirente é exigido também nesta modalidade. A conta e ordem muda quem executa o despacho, não a necessidade de habilitação. O limite adequado depende do volume que a empresa pretende importar, e vale confirmar o enquadramento com a Receita Federal ou com um especialista.
O ICMS é pago ao porto onde a carga desembarca?
Não necessariamente. O ICMS na importação é um imposto estadual cuja competência segue regras próprias, ligadas ao estabelecimento destinatário e à operação, e não ao simples fato de o porto ficar em determinado estado. Como a forma de recolhimento pode variar conforme onde ocorre o desembaraço, recomendamos validar o procedimento com a Sefaz-SP ou com o contador antes da operação.
Posso importar por Itajaí ou Navegantes mesmo sendo uma empresa do interior paulista?
Sim. Muitas empresas paulistas comparam Santos com os portos catarinenses. A escolha depende do tipo de carga, do volume, do prazo e do custo total, incluindo o frete rodoviário até o destino. Cada operação deve ser simulada individualmente.
Conta e ordem é mais cara do que importar sozinho?
Há um honorário da importadora contratada, que não existe quando a empresa conduz tudo internamente. Em contrapartida, reduz-se o risco de erros que geram multas e retenções, além do tempo da equipe. A comparação correta é entre o custo total das alternativas, e não apenas entre honorários.
A Garbari encontra fornecedores para a minha empresa?
Não. A Garbari é assessoria de importação e importadora por conta e ordem, e não atua como fornecedora internacional nem faz desenvolvimento de fornecedores. O cliente mantém a relação comercial direta com quem vende a mercadoria.
Conclusão
Para a empresa paulista, a conta e ordem é uma forma de manter o controle comercial da compra e delegar a execução técnica do despacho. O sucesso da operação depende de alinhar cedo o Radar, o ICMS-SP, a nota fiscal e a logística até o interior, e de comparar o custo total das rotas em vez de decidir só pela distância. Se você quer avaliar se essa modalidade se encaixa na sua operação, o primeiro passo é uma conversa objetiva sobre produto, volume e destino.
A conta e ordem faz sentido para a sua empresa em São Paulo?
Conte à Garbari Imports o seu produto, o volume e o destino da carga no estado. Analisamos a modalidade, o ICMS-SP e a rota logística pelo Método Garbari, com custos discriminados e sem promessas.